Statuten

De regels waaraan de leden van de VvE zich hebben te houden staan omschreven in de statuten van de VvE. Het geheel aan statuten bestaat in ieder geval uit de (notarieel opgestelde) splitsingsakte en kan worden uitgebreid met een huishoudelijk reglement.

De splitsingsakte

De splitsingsakte is bij het ontstaan van de VvE door de notaris opgesteld en vastgelegd. De notaris heeft daarmee het juridische fundament van de VvE gelegd. De akte is ingeschreven in de openbare en niet openbare registers van het kadaster. Iedereen heeft de mogelijkheid kennis te nemen van de inhoud van de splitsingsakte. In de akte van splitsing is het aandeel van iedere eigenaar in de totale kosten conform een verdeelsleutel vastgelegd.

Het huishoudelijk reglement

Een VvE kan een 'huishoudelijk reglement' opstellen. In het huishoudelijk reglement worden zaken van meer huishoudelijke aard geregeld in aanvulling op het gestelde in de splitsingsakte. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten.

Organen van de VvE

Een VvE kent vier wettelijk verplichte organen: de algemene ledenvergadering, het dagelijks bestuur, de voorzitter van de (leden)vergadering en de kascontrolecommissie (of Raad van commissarissen).
De algemene ledenvergadering
De algemene ledenvergadering (ALV) is de hoogste instantie binnen de VvE. Stemgerechtigd zijn de eigenaars, onverminderd hetgeen in het Burgerlijk Wetboek Boek 5, artikel 123 derde lid bepaald wordt voor vruchtgebruikers.

Het dagelijks bestuur

Het bestuur wordt uitgeoefend door één of meer 'bestuurders', die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering wordt of worden benoemd. (Het bestuur kan dus worden uitbesteed, hetgeen in de praktijk op onderdelen vaak gebeurt.) Het bestuur schrijft tenminste eenmaal per jaar een algemene ledenvergadering uit. Op de agenda van de algemene vergadering staat in ieder geval:

• de begroting voor het aangevangen of het komend boekjaar;
• de exploitatierekening (resultatenrekening) over het afgelopen boekjaar;

Oplevering

Bij de oplevering van het complex dient er een map overhandigt te worden aan deze vereniging. Hieronder een aantal zaken die in deze map opgenomen dienen te worden:

• Kopie proces-verbaal van oplevering van de algemene ruimtes;
• Opleverboekje;
• Revisietekeningen;
• Kopieën van certificaten van leveranciers en onderaannemers;
• Notulen van de oprichtingsvergadering van de VvE;
• Splitsingstekeningen.

Waarborgcertificaat voor de VvE

In geval van een appartementengebouw ontvangt de VvE een eigen waarborgcertificaat voor de gemeenschappelijke gedeelten en -zaken in het gebouw.
De ondernemer is verplicht de aanvraag voor het betreffende certificaat in te dienen bij Woningborg binnen twee weken nadat de algemene oplevering van het gebouw heeft plaatsgevonden.
Bij de aanvraag voor het VvE-certificaat dient de ondernemer de volgende documenten mee te zenden:

• een door alle partijen voor akkoord getekend opleveringsrapport van de gemeenschappelijke gedeelten, voorzien van de opleverdatum;
• een kopie van de gewaarmerkte splitsingsakte(n);
• een overzicht van de huisnummers en straatna(a)m(en), gerelateerd aan de bouwnummers;
• het correspondentieadres van de VvE.